Datensicherung

Im Folgenden wird beschrieben wie die Daten von moneyplex gesichert und wieder eingespielt werden. Dies wird z.B. benötigt, um nach einem Datenverlust einen früheren Datenbestand wieder herzustellen oder um die Daten in eine neue Installation von moneyplex einzuspielen.

Im Kapitel Einzelne Datenbestände wird beschrieben, wie Sie nur die Buchungsdaten eines Kontos oder die Adressen exportieren, um Sie in einer anderen Installation von moneyplex oder in einem anderen Mandanten zu importieren.

Daten und Backups

Das Datenverzeichnis mdaten enthält die Daten aller Mandanten und Konten. Nach jedem Beenden von moneyplex wird das Verzeichnis „mdaten“ in einem Zip-Archiv komprimiert und im Verzeichnis „backups“ gespeichert. Der Dateiname dieses Zip-Archivs hat den Aufbau „backup datum-uhrzeit.zip“.

Um Ihre Daten auf einem externen Speichermedium zu sichern, genügt es von Zeit zu Zeit ein aktuelles Zip-Archiv aus dem Verzeichnis „backups“ zu sichern.

Die Verzeichnisse „mdaten“ und „backups“ befinden sich abhängig vom eingesetzten Betriebssystem an folgendem Ort.

Betriebssystem	Ort des Datenverzeichnisses	Beispiel
Windows	Datenverzeichnis „mdaten“ und Sicherungsverzeichnis „backups“ befinden sich im Programmverzeichnis von moneyplex.	C:\Programme (x86)\moneyplex\ bzw. C:\Program Files\moneyplex\
Linux	Datenverzeichnis „mdaten“ und Sicherungsverzeichnis „backups“ befinden sich im Programmverzeichnis von moneyplex.	/home/user/moneyplex/
macOS	Datenverzeichnis „mdaten“ und Sicherungsverzeichnis „backups“ befinden sich im Library-Ordner des Benutzers.	[Festplatte]/Users/[Name des Benutzers]/Library/moneyplex/

Einstellung Verzeichnis für Daten und Backups

In moneyplex können unter „Einstellungen“ → „Daten“ die Verzeichnisse eingestellt werden.

Die Standardeinstellung lautet

• Für das Datenverzeichnis: .\mdaten
• Für das Backupverzeichnis: .\backups

Mit dieser Einstellung werden die Daten, wie in oben stehender Tabelle, abhängig vom Betriebssystem gespeichert.

Wobei „.\“ unter „Windows“ und „Linux“ bedeutet, dass die Daten relativ zum Programmverzeichnis von moneyplex liegen. Unter macOS ist damit der Library-Ordner des Benutzers gemeint.

Die Daten können abweichend davon auch an anderer Stelle liegen. Zum Beispiel auf einem Netzlaufwerk, NAS oder Cloudspeicher.

Falls moneyplex nicht mehr gestartet werden kann, kann dies auch aus der Konfigurationsdatei settings.ini ausgelesen werden:

[Database]
Path=.\mdaten
    …
[Backup]
Directory=.\backups
    …

Wiederherstellung der Daten

Die Wiederherstellung der Daten kann in eine existierende Installation oder in eine neue Installation von moneyplex erfolgen. Wenn Sie auf einen neuen Rechner umziehen, installieren Sie dort moneyplex zunächst neu. Starten Sie die neue Installation von moneyplex und geben Ihre Lizenzdaten ein. Folgen Sie dem Einrichtungsassistent und führen ein Update durch. Dann starten Sie moneyplex neu. Der Einrichtungsassistent kann an der Stelle abgebrochen werden, an der die BLZ für die Einrichtung eines Bankzugangs abgefragt wird.

Dann beenden Sie moneyplex. (moneyplex muss immer geschlossen sein, wenn Sie an den Daten arbeiten.)

Vor einer Wiederherstellung des Datenbestandes, sollte das Unterverzeichnis „mdaten“ umbenannt werden. Dieses kann später gelöscht werden. Außerdem sollten die Einstellungsdateien im Programmverzeichnis (bei macOS Library-Ordner des Benutzers) von moneyplex gelöscht werden:

Windows	„Lokal*.ali“
Linux	„Lnx Lokal*.ali“ bzw. „Lnx64 Lokal*.ali“
macOS	„Mac Lokal*.ali“ bzw. „Mac64 Lokal*.ali“

1. Vor der Wiederherstellung gesicherter Daten sollten Sie dafür sorgen, dass moneyplex auf dem neusten Stand ist.
   Führen Sie dazu eine Produktaktualisierung und gegebenenfalls einen Neustart von moneyplex durch.
2. Um die Daten aus einer Sicherung wiederherzustellen, benennen Sie zunächst das aktive Datenverzeichnis „mdaten“ in „mdaten_alt“ um.
3. Aus dem Unterverzeichnis „backups“ wählen Sie das gewünschte Zip-Archiv und entpacken es mit Entpacken nach „backup …“. Benennen Sie dieses Verzeichnis um in „mdaten“. Verschieben Sie dieses Verzeichnis in den Ordner moneyplex.
   
   Unter Linux und macOS ist gegebenenfalls Folgendes zu beachten:
   1. Das entpackte Verzeichnis enthält auch die gesamte Ordnerhierarchie. Sie müssen zunächst nach unten navigieren, bis Sie zum Ordner „mdaten“ gelangen. Verschieben Sie dieses Verzeichnis in den Ordner moneyplex.
   2. In der Regel genügt es unter Linux nicht, eine Datensicherung einfach wieder einzuspielen. Abhängig davon, unter welchem Linux-User und auf welche Weise Sie das Backup durchgeführt haben, sind entsprechende Rechteanpassungen der rückgesicherten Dateien erforderlich. Ermöglichen Sie dem moneyplex nutzenden Linux-User auf alle Dateien im Unterverzeichnis mdaten wenigstens lesend und schreibend zuzugreifen. Dies können Sie mit dem Befehl „chmod“ in einer Konsole bewerkstelligen.

Achtung: Bitte spielen Sie nicht nur Teile einer Komplettsicherung wieder ein. Es gilt die Grundregel: entweder alle Dateien oder keine. Eine Nichtbeachtung dieser Grundregel könnte die Referenzintegrität zerstören und damit die Unbrauchbarkeit der Daten zur Folge haben. Spielen Sie niemals den Datenbestand einer neueren Programmversion in eine ältere Programmversion ein. Dies könnte zu Datenverlust und Fehlverhalten führen.

Übrigens: Wenn Sie moneyplex über eine bestehende Version installieren, werden die Daten in den Verzeichnissen „mdaten“ und „backups“ nicht gelöscht. Ein Ex- und Importieren der Dateien ist somit nicht notwendig.

Einzelne Datenbestände

Neben der Komplettsicherung besteht auch die Möglichkeit, Daten einzeln zu exportieren. Nach der Neuinstallation und Neuanlage von Mandanten und Konten können diese dann wieder importiert werden. Allerdings ist diese Möglichkeit eher die Ausnahme. Für eine komplette Datenwiederherstellung ist die oben genannte Variante immer der bequemere Weg.

Buchungsdaten exportieren

Um die Buchungsdaten eines Kontos zu sichern, wählen Sie im Hauptmenü „Kontoauszüge“ → „Umsätze“. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Buchungsbereich und wählen Sie im Kontextmenü die Funktion „Exportieren“.

Als Exportformat wählen Sie „MXL-Export für moneyplex“, um die Buchungen zu speichern.

Adressen exportieren

Zur Sicherung von angelegten Adressen klicken Sie im Hauptmenü auf „Stammdaten“ → „Adressen“. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Adressliste und wählen im Kontextmenü „Exportieren“ aus. Für die Datensicherung wählen Sie „MXL-Format für moneyplex“, betätigen den Schalter „Weiter“ und geben den gewünschten Dateinamen und Speicherort ein.

Kategorien exportieren

Die Sicherung von Kategorien verläuft analog zu jener für Buchungen und Adressen. Diesmal gehen Sie jedoch über das Hauptmenü in „Stammdaten“ → „Kategorien“.

Regeln für die Autokategorisierung exportieren

Wenn Sie Regeln für die Autokategorisierung erstellt haben, exportieren Sie diese, indem Sie im Hauptmenü mit „Konten“ in die Kontoansicht wechseln. Es muss die Lasche „Automatische Kategoriezuordnung“ (1) ausgewählt sein. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste der Kategorien und wählen Sie im Kontextmenü die Funktion „Exportieren“ (2). Bitte beachten Sie, dass mit der Export-Funktion alle für das gewählte Konto definierten Regeln exportiert werden.

Als Exportformat wählen Sie wiederum „MXL-Export für moneyplex“, um die Kategorien zu speichern. Führen Sie dies für jedes Konto aus.

Daten importieren

Nach erfolgreicher Einrichtung der Konten importieren Sie die Buchungen, Adressen, Kategorien sowie gegebenenfalls die Regeln für die Autokategorisierung wieder. Dies erfolgt analog zum Export, indem Sie im Kontextmenü die Funktion „Importieren“ in Verbindung mit dem Format „MXL-Export für moneyplex“ nutzen.

Beim Import von Buchungen in ein Offline-Konto, erhalten diese Buchungen in der Spalte Art ein „M“ für manuelle Buchung und sind damit editierbar. Dies ist auch der Fall, wenn diese Buchungen zuvor aus einem Online-Konto exportiert wurden.

Sonderfall Exportieren und Importieren

Wenn Buchungen in einem lesbaren Format exportiert und später wieder importiert werden sollen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Diese unterschieden sich jedoch abhängig vom verwendeten Format und den exportierten Feldern.

Beispielsweise kann zum Export der Filter „CAMT-Export“ verwendet werden und dann zum Import der Filter „XML-Import“ eingesetzt werden. Dabei werden keine Kategorien importiert.

Library-Ordner

Den Library-Ordner des Benutzers erreichen Sie folgendermaßen:

Öffnen Sie im Finder-Menü (ganz oben am Bildschirmrand) den Menüeintrag „Gehe zu“ …

Drücken und halten Sie die „alt“-Taste bzw. „option“-Taste.

Es blendet sich der Eintrag „Library“ ein. Wählen Sie diesen Eintrag „Library“ aus.

Alternative zum Öffnen des Library Verzeichnisses

Alternativ öffnen Sie den Finder und drücken die Tastenkombination

command + shift + G.

Kopieren Sie das Pfad ~/Library/moneyplex in das Eingabefeld.

Zeitversetzter Betrieb auf dem gleichen Datenbestand

moneyplex lässt sich so konfigurieren, dass zwei order mehr Client-Installationen (entsprechende Lizenzen vorausgesetzt) im wechselseitigen, zeitversetzten Betrieb auf dieselben Daten zugreifen.

Besitzer einer Bundle-Lizenz (Windows, Linux, macOS) von moneyplex haben damit sogar die die Möglichkeit auch mit unterschiedlichen Betriebssystemen zum wechselseitigen, zeitversetzten Betrieb der Versionen auf dem gleichen Datenbestand.

Das gemeinsam genutzte Datenverzeichnis „mdaten“ kann sich zum Beispiel auf einem NAS-Laufwerk, Server oder in der Cloud befinden.

Die gemeinsame Nutzung des Datenbestandes wird wie folgt erreicht: Eintragung des Datenpfades von „mdaten“ in der Konfigurationsdatei settings.ini bzw. in moneyplex unter „Einstellungen“ → „Daten“.

1. Stellen Sie sicher, dass alle Clients auf das Laufwerk, in dem sich der Ordner „mdaten“ befindet, lesend und schreibend zugreifen können.
2. In der Datei settings.ini (bzw. in moneyplex unter „Einstellungen“ → „Daten“) muss der Pfad angegeben sein, in welchem sich der Ordner „mdaten“ befindet. Hierbei ist zu beachten, dass keine Steuerzeichen oder sonstigen Zeichen am Ende des Pfades mit angegeben werden.

Am besten kopieren Sie (bei geschlossenem moneyplex) zunächst das Verzeichnis „mdaten“ an die neue Zielposition. Anschließend stellen Sie den Pfad korrekt ein. Die Datensicherung (backups) dürfen lokal verbleiben. So hat man eine maximale Anzahl an Datensicherungen.

Hinweis

Beachten Sie auch die Anleitung für

• Umzug & Rechnerwechsel.