Zahlungen im- und exportieren

Zahlungen (Überweisungen oder Lastschriften) können zum Beispiel aus einer „CSV-Datei“ importiert werden. moneyplex unterstützt auch den Import von „SEPA-XML-Dateien“, die Sie zuvor aus einer anderen Anwendung (Buchhaltung) exportiert haben. In dieser Anleitung wird exemplarisch der Export und Import einer Zahlung im CSV-Format gezeigt.

Mit dieser Funktion können Sie zum Beispiel CSV-Zahlungen in moneyplex importieren, die Sie extern in Excel erfassen oder pflegen. Sie können Zahlungen aus moneyplex auch exportieren, um diese extern zu ändern, und anschließend wieder zu importieren.

Diese Funktion steht ab der Business-Version zur Verfügung.

Musterdatei erstellen

Um Zahlungen im CSV-Format zu importieren empfehlen wir Ihnen, zunächst eine Musterdatei zu erstellen. Gehen Sie dazu auf „Zahlungen“ → „Überweisung“. Erfassen Sie eine Überweisung und speichern diese.

Wenn Sie eine Musterdatei für Lastschriften erstellen möchten, gehen Sie auf „Zahlungen“ → „Terminlastschrift“. Erfassen Sie eine Lastschrift und speichern diese.

Anschließend exportieren Sie die erstellte Zahlung im CSV-Format.

Zahlungen exportieren

Klicken Sie die Zahlung im unteren Fensterbereich mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü Exportieren.

Im Dialog sollte als Format „CSV“ ausgewählt sein. Als „Aktion nach Export“ selektieren Sie „Löschen“.

Wählen Sie den „Weiter“ und speichern Sie die CSV-Datei.

Zahlungen in Excel bearbeiten

Die zuvor exportierte Datei können Sie z.B. mit einem Texteditor (Notepad, Textbearbeitung) oder einer Tabellenkalkulation (Excel, Calc) ansehen und bearbeiten. Bei Verwendung einer Tabellenkalkulation müssen Sie unbedingt darauf achten, dass Trennzeichen und Formatierung der Spalten erhalten bleiben. Andernfalls kann die Datei nicht mehr importiert werden. Gehen Sie daher bitte exakt nach dieser Beschreibung vor:

Unter Microsoft Excel wählen Sie im Menü „Daten“ → „Eigene Daten importieren“ → „Daten importieren“.

Unter LibreOffice Calc wählen Sie im Menü „Datei“ → „Öffnen“.

Wählen Sie die zuvor exportierte Datei mit folgenden Einstellungen: Datentyp = Getrennt, Trennzeichen = Semikolon, Datenformat der Spalten = Standard.

Sie können den Datensatz bearbeiten oder weitere Datensätze hinzufügen.

Zahlungen speichern

Beim Speichern ist es wichtig, dass die Datei im CSV-Format bleibt. Die Datei darf nicht in ein anderes Format umgewandelt werden.

Wenn Sie „Datei“ → „Speichern“ wählen, muss im folgenden Dialog „Ja“ gewählt werden.

Wenn Sie „Datei“ → „Speichern unter …“ wählen, erscheinen z.B. folgende Dialoge. Achten Sie darauf, dass als Dateityp CSV ausgewählt ist.

Ein Hinweis informiert, dass im CSV-Format nur das aktuelle Tabellenblatt gespeichert wird. Dies bestätigen Sie mit „Ok“.

Dateiinhalt prüfen

Testweise kann die CSV-Datei auch in einem Texteditor geöffnet werden, um den Aufbau zu prüfen.

Zahlungen importieren

Der Import von Zahlungen in moneyplex verläuft analog zum Export. Unter „Zahlungen“ → „Überweisung“ klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste der Zahlungen und wählen im Kontextmenü „Importieren“.

Im folgenden Dialog können Sie verschiedene Optionen auswählen.

• Nur Überweisungen für das aktive Konto importieren
  Hierbei werden nur Zahlungen importiert, bei denen die IBAN des Auftraggeberkontos in der Datei mit der IBAN des aktiven Kontos übereinstimmt.
• Alle Überweisungen in das aktive Konto importieren
  Hierbei werden alle Zahlungen importiert. Die IBAN des Auftraggeberkontos in der Datei wird dabei ignoriert.
• Alle Überweisungen in die entsprechenden Konten importieren
  Falls die Export-Datei Zahlungen für verschiedene Konten beinhaltet, werden diese Zahlungen auf die entsprechenden Konten in moneyplex verteilt.

Zahlungen prüfen

Nachdem Sie die Zahlungen importiert haben, klicken Sie in der Liste eine Zahlung an. Scrollen Sie mit dem Cursor nach unten, so dass die Zahlungen nacheinander im Formular dargestellt werden.

Achten Sie darauf, dass …

• IBAN und BIC einen grünen Haken haben
• vor der BIC kein Schalter für eine Umwandlung angezeigt wird. Dieser deutet darauf hin dass eine BIC gewählt wurde, die zwar korrekt ist jedoch nicht passend zur IBAN erscheint. Häufig wissen selbst die Kontoinhaber nicht dass zu Ihrer IBAN eine zentrale BIC Ihrer Bank gehört und nicht die der Niederlassung. Diese BIC endet meist auf XXX.

Hinweise zum Aufbau der CSV-Datei

• Zeichen
  Bitte achten Sie darauf, dass in der CSV-Datei nur alphanumerische Zeichen (Buchstaben und Ziffern)
  sowie folgende Zeichen enthalten sind: / ( ) + - : . , ' ?.

• Terminlastschriften Spalte „Sequenz“
  Wir empfehlen standardmäßig die Verwendung von RCUR (Folgelastschrift).
  Sie können zusätzlich OOFF (Einmalige Lastschrift) verwenden.
  FRST (Erste Lastschrift einer Folge) oder FNAL (Letzte Lastschrift einer Folge) sind obsolet.

• Terminlastschriften Spalte „Verfahren“
  Tragen Sie je nach Verfahren „Basis“ (für eine Basislastschrift) bzw. „Firmen“ (für eine Firmenlastschrift) ein. Das Verfahren Eillastschrift ist obsolet.

Hinweis

Beachten Sie auch die Anleitung zu

• Sammelzahlungen
• SEPA-Lastschriften